RGPD et centres de loisirs : check-list 2025

En tant que directrice ou directeur d’ALSH, vous jonglez quotidiennement entre pédagogie, sécurité et administratif. Depuis 2018, le RGPD ajoute une dimension supplémentaire à vos responsabilités, particulièrement délicate quand il s’agit de données d’enfants. Avant de diffuser des photos des enfants de votre ALSH, il est important de bien connaitre les lois et la règlementation en vigueur. Cette check-list vous aidera à faire le point sur vos obligations et à sécuriser juridiquement votre centre.

Pourquoi le RGPD est important dans votre ALSH ?

Les centres de loisirs traitent des données sensibles : informations sur des mineurs, photos, vidéos, données de santé, coordonnées familiales. La CNIL considère ces données comme particulièrement protégées, avec des sanctions pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel.

Plus concrètement, une non-conformité peut entraîner :

• Fermeture administrative de votre structure
• Responsabilité pénale personnelle
• Perte de confiance des familles
• Contentieux avec les collectivités

Les obligations légales spécifiques aux ALSH

Le RGPD impose aux centres de loisirs des obligations particulièrement strictes en raison de la nature sensible des données traitées. Contrairement aux entreprises classiques, les ALSH manipulent des informations sur des mineurs, ce qui déclenche automatiquement le niveau de protection le plus élevé du règlement européen. Cette spécificité nécessite une approche rigoureuse et documentée de chaque traitement.

Désignation d’un responsable de traitement

Chaque ALSH doit clairement identifier qui est responsable des données personnelles au sein de la structure. Cette désignation n’est pas qu’une formalité : elle engage la responsabilité civile et pénale de la personne désignée. Le responsable doit démontrer sa conformité à tout moment et mettre en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Qui ? Le directeur de l’ALSH ou la collectivité gestionnaire

Check-list des obligations :

• Tenir un registre (check-list) des traitements de données
• Désigner un DPO (Délégué à la Protection des Données) si + de 250 salariés
• Effectuer une analyse d’impact (AIPD) pour les traitements à risque

Base légale pour traiter les données d’enfants

Avant de collecter toute information, vous devez identifier sur quelle base juridique vous appuyer. Cette étape est fondamentale car elle détermine vos obligations et les droits des parents. Pour un centre de loisirs, plusieurs bases légales coexistent selon le type de données. Il est crucial de ne pas tout mélanger sous peine de fragiliser juridiquement vos pratiques.

Check-list pPour les données administratives (inscription, facturation) :

• Mission d’intérêt public (service public)
• Exécution d’un contrat (inscription)

Check-list pour les photos/vidéos et communication :

• Consentement explicite des deux parents
• Possibilité de retrait à tout moment
• Information claire sur l’utilisation

Où publier des vidéos pour les parents ?

Diffuser des photos ou des vidéos prises au centre de loisirs ne s’improvise pas. Une partie de chasse au trésor animée, un enfant fier de son bricolage ou un petit spectacle spontané sont autant d’instants précieux aux yeux des familles.

Cependant, avant toute démarche de publication, il est impératif d’avoir l’autorisation écrite des représentants légaux. Aucun visage d’enfant ne doit apparaître sur une image ou une vidéo sans accord préalable.

Pour une diffusion à la fois pratique et conforme aux règles de protection des données, la meilleure solution reste la création d’un espace numérique privé, réservé exclusivement aux familles.

Un accès sécurisé par mot de passe, géré en interne par le centre, constitue une décision responsable et adaptée à l’intérêt des enfants comme à celui des équipes pédagogiques.

Au moment de sélectionner les séquences à partager, l’équipe veille à ne conserver que des scènes valorisantes. Il est essentiel de ne jamais montrer un enfant dans une situation embarrassante ou intime.

Enfin, ce type de partage peut être réalisé en fin de journée ou à la fin de la semaine, accompagné d’un petit message contextualisé. Cela renforce le lien de confiance entre les familles et le centre, tout en mettant en lumière la richesse des activités proposées.

Pour partager ces vidéos de façon simple et sécurisée, il est conseillé de créer un espace privé en ligne réservé aux familles.

A lire aussi : Un blog privé pour partager des photos avec les familles

Obligations spécifiques aux mineurs

La protection des données d’enfants constitue le cœur des préoccupations du RGPD. Les mineurs étant considérés comme particulièrement vulnérables, le règlement impose des garde-fous supplémentaires. En France, le seuil de consentement numérique est fixé à 15 ans, ce qui signifie que dans 99% des cas en ALSH, vous devez obtenir l’accord parental pour tout traitement non strictement nécessaire au service.

Principe : Un mineur de moins de 15 ans ne peut pas consentir seul au traitement de ses données.

En pratique :

• Recueillir le consentement des titulaires de l’autorité parentale
• Vérifier l’identité des parents signataires
• Prévoir des procédures en cas de parents séparés
• Documenter le processus de recueil du consentement

Astuce : Téléchargez notre modèle d’autorisation parentale pour la diffusion des photos en cliquant ici.

Comment documenter le consentement des parents

Le consentement parental représente l’un des aspects les plus complexes du RGPD en centre de loisirs. Il ne suffit pas d’obtenir une signature : le consentement doit répondre à des critères précis et être parfaitement documenté. Une mauvaise gestion du consentement expose votre structure à des sanctions importantes et fragilise votre relation avec les familles. La difficulté réside dans l’équilibre entre exigences légales et praticité quotidienne.

Le consentement doit être : LIBRE, SPÉCIFIQUE, ÉCLAIRÉ et UNIVOQUE

1. Formulaires de consentement conformes

La rédaction de vos formulaires de consentement nécessite une attention particulière. Ils doivent être rédigés dans un langage clair, éviter les termes techniques, et permettre aux parents de comprendre exactement ce qu’ils autorisent. Un formulaire mal conçu peut être considéré comme invalide par la CNIL et remettre en cause l’ensemble de vos pratiques de communication.

Structure type :

(Vous pouvez également utiliser notre modèle d’autorisation parentale de diffusion de photos)

CONSENTEMENT POUR L'UTILISATION D'IMAGES

Je soussigné(e) [Nom Prénom], en qualité de [père/mère/tuteur] de [Nom Prénom enfant], 
né(e) le [date], consens à ce que des photographies et/ou vidéos de mon enfant 
soient prises et utilisées dans le cadre des activités de l'ALSH [Nom du centre].

UTILISATION AUTORISÉE (cocher les cases) :
□ Affichage dans les locaux du centre
□ Site internet de la structure
□ Plateforme sécurisée de partage avec les familles
□ Journal municipal/supports de communication
□ Réseaux sociaux de la collectivité

DURÉE : Ce consentement est valable pour l'année scolaire 2024-2025.
Je peux retirer mon consentement à tout moment par courrier/email.

Date : _____ Signature : _____

2. Registre de consentement

La tenue d’un registre de consentement rigoureux constitue votre meilleure protection en cas de contrôle ou de litige. Ce document doit permettre de tracer l’historique complet des autorisations et de leurs modifications. Il s’agit d’un outil de gestion quotidienne indispensable pour vos équipes, qui doivent pouvoir vérifier rapidement les autorisations avant toute prise de vue ou publication.

Check-list pour créer un tableau de suivi :

• Nom/Prénom de l’enfant
• Date de naissance
• Consentement photo/vidéo (Oui/Non/Partiel)
• Supports autorisés
• Date du consentement
• Signature des parents
• Éventuels retraits

3. Procédures de retrait

Le droit de retrait du consentement est un pilier du RGPD que vous ne pouvez pas ignorer. Les parents peuvent changer d’avis à tout moment, et vous devez être en mesure de traiter leur demande rapidement et efficacement. L’absence de procédure claire peut transformer une demande légitime en conflit avec les familles et expose votre structure à des sanctions.

Mise en place d’une check-list de retrait :

• Procédure écrite de retrait du consentement
• Délai de traitement (72h maximum)
• Suppression effective des contenus
• Confirmation écrite aux parents

Gestion des données personnelles des enfants

La gestion quotidienne des données d’enfants en ALSH demande une vigilance constante. Chaque information collectée, stockée ou partagée doit répondre à un besoin précis et être protégée selon les standards les plus élevés. Les données d’enfants étant considérées comme particulièrement sensibles, toute négligence peut avoir des conséquences graves pour votre structure et traumatisantes pour les familles concernées.

1. Principe de minimisation

Le principe de minimisation vous oblige à ne collecter que les données strictement indispensables au fonctionnement de votre centre. Cette approche protective évite l’accumulation de données inutiles et limite les risques en cas de faille de sécurité. Elle demande une réflexion préalable sur chaque formulaire et chaque demande d’information aux familles.

Ne collecter que les données strictement nécessaires :

• Données d’inscription : nom, prénom, date de naissance, coordonnées parents
• Données de santé : allergies, traitements, personnes à contacter
• Données pédagogiques : projet personnalisé, difficultés particulières

2. Durée de conservation

La conservation des données doit être limitée dans le temps et respecter des durées précises selon le type d’information. Conserver des données trop longtemps constitue une infraction au RGPD et expose votre structure à des sanctions. Il est essentiel de mettre en place des procédures automatisées de suppression pour éviter les oublis.

Check-list du barème recommandé :

• Dossiers d’inscription : 3 ans après la dernière fréquentation
• Photos/vidéos : fin de l’année scolaire (sauf opposition parentale)
• Données de santé : 5 ans après la majorité
• Registres de présence : 5 ans

3. Sécurisation des données

La sécurité des données n’est pas optionnelle : elle constitue une obligation légale dont le non-respect peut entraîner des sanctions pénales. Les mesures de sécurité doivent être proportionnées aux risques et régulièrement mises à jour. Une approche négligente en matière de sécurité peut transformer un incident mineur en catastrophe majeure pour votre réputation.

Mesures techniques obligatoires :

• Mots de passe robustes sur tous les comptes
• Sauvegarde chiffrée des données
• Accès limité aux personnels autorisés
• Destruction sécurisée des supports (papier et numérique)

Mesures organisationnelles :

• Charte informatique pour les équipes
• Formation RGPD du personnel
• Procédures en cas de faille de sécurité
• Contrôle des accès aux locaux

4. Transfert de données

Le choix de vos outils numériques a des implications juridiques majeures. Utiliser des plateformes non-conformes au RGPD vous expose personnellement à des sanctions et fragilise la protection des données des enfants. Il est crucial de privilégier des solutions européennes certifiées et de vérifier systématiquement les clauses de protection des données de vos prestataires.

Attention aux outils non-conformes :

• Éviter les plateformes américaines (Facebook, Google Photos, etc.)
• Privilégier les solutions européennes certifiées
• Vérifier les clauses RGPD des prestataires
• Signer des accords de sous-traitance conformes

Check-list pratique : êtes-vous en conformité ?

Documents obligatoires à tenir à jour :

• Registre des traitements
• Formulaires de consentement signés
• Procédures de gestion des demandes parents
• Contrats avec sous-traitants (photographe, prestataire informatique)
• Politique de confidentialité accessible aux familles

Procédures à mettre en place :

• Information des familles sur leurs droits
• Gestion des demandes d’accès, rectification, suppression
• Procédure de notification des violations de données
• Formation annuelle des équipes

Contrôles réguliers :

• Audit annuel des pratiques
• Vérification des consentements
• Mise à jour des durées de conservation
• Test des procédures de sécurité

Que faire en cas de contrôle CNIL ?

Préparer un dossier de conformité :

1. Registre des traitements à jour
2. Justificatifs des consentements
3. Procédures écrites
4. Preuves de formation des équipes
5. Contrats avec les sous-traitants

Désigner un interlocuteur formé au RGPD dans votre équipe pour répondre aux questions de l’inspecteur.

Check-list des ressources utiles pour ALSH

• CNIL : guides sectoriels et modèles de documents : voir
• CNFPT : formations RGPD pour agents territoriaux : voir
• Votre DPO : conseil et accompagnement personnalisé : voir
• Plateforme sécurisée : alternative conforme aux réseaux sociaux : voir

Conclusion

La conformité RGPD n’est pas qu’une contrainte administrative : c’est un gage de professionnalisme qui rassure les familles. En 2025, les parents sont de plus en plus sensibles à la protection des données de leurs enfants. Votre conformité devient un avantage concurrentiel et un facteur de confiance.

Prenez le temps de faire le point avec cette check-list. Votre tranquillité d’esprit et celle des familles en dépendent.

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